Zachęcamy do składania ofert z zakresu świadczenia usług hotelowych dla Fundacji Vis Maior Pies Przewodnik.
Fundacja Vis Maior Pies Przewodnik, organizator projektów podnoszących kompetencje osób z niepełnosprawnością wzroku w różnych obszarach, zaprasza do składania ofert na świadczenie usług hotelarskich obejmujące noclegi ze śniadaniem, wyżywienie uczestników szkolenia, wynajem sal szkoleniowych i serwis kawowy. Wybór wykonawcy będzie się odbywał zgodnie z procedurą zasady konkurencyjności bez stosowania przepisów ustawy z dnia11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich podczas tygodniowego szkolenia dla osób z niepełnosprawnością wzroku obejmujących:
a) noclegi ze śniadaniem dla maksymalnie 26 osób (zakwaterowanie w dniach od 14.01.2024 do 20.01.2024) w pokojach dwusobowych;
b) kolacje dla maksymalnie 26 osób serwowane w miejscu zakwaterowania w dniach od 14.01.2024 do 20.01.2024
c) obiady dla maksymalnie 26 osób serwowane w miejscu zakwaterowania w dniach od 15.01.2024 do 19.01.2024;
d) możliwość skorzystania z sal szkoleniowych na czas przeprowadzenia szkolenia (wynajem sal całodniowy), w dniu 14.01.2024 (2 sale), dniach od 15.01.2024 do 19.01.2024– minimalna ilość sal szkoleniowych – 3
e) przerwy kawowe podczas szkolenia w dniach od 14.01.2024 do 19.01.2024 dla maksymalnie 26 osób.
Zadania po stronie zamawiającego:
– dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty i bezzwłoczne zawiadomienie Wykonawców drogą telefoniczną i pocztą elektroniczną, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty,
– upublicznienie informacji dotyczących zakończonego postępowania (w tym o wyborze najkorzystniejszej oferty) oraz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
– podpisanie umowy z wyłonionym Wykonawcą,
– dostarczenie Wykonawcy listy osób zakwaterowanych oraz podanie liczby uczestników szkolenia, harmonogramu serwowania posiłków i przerw kawowych.
Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia,
3) prowadzą działalność na terenie m. st. Warszawy w miejscach umożliwiających dojazd jednym środkiem komunikacji publicznej (bez przesiadek) z jednego z 3 największych dworców dalekobieżnych, tj. Warszawa Wschodnia, Warszawa Centralna, Warszawa Zachodnia, przy czym dojazd jednym środkiem komunikacji nie może przekraczać 40 minut.
4) dysponują hotelem w położeniu zapewniającym dostęp do trawnika w bezpośrednim sąsiedztwie budynku, nie dalej niż 50 metrów, bez potrzeby przechodzenia przez jezdnię.
Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować kompletną ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie zgłaszać jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego.
Oferta powinna zawierać całkowity koszt realizacji brutto zamówienia z podziałem na:
– noclegi ze śniadaniem pokoje 2-osobowe – ilość i cena jednostkowa oraz cena łączna,
– obiad (5 posiłków, każdy dla maksymalnie 26 osób) – cena jednostkowa oraz cena łączna,
– kolacja (6 posiłków, każdy dla maksymalnie 26 osób) – cena jednostkowa oraz cena łączna
– wynajem sali szkoleniowej na czas trwania szkolenia– cena jednostkowa oraz cena łączna,
– przerwa kawowa (3 przerwy kawowe, każda dla 26 osób) – cena jednostkowa oraz cena łączna.
Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w kwocie brutto. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Oferta musi zawierać adres świadczenia usługi.
Osoby uprawnione do porozumiewania się:
Anna Miętus
e-mail a.mietus@fundacjavismaior.pl
Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
1) Złożenie oferty polega na przygotowaniu wyceny i przesłaniu jej na adres: a.mietus@fundacjavismaior.pl
2) Oferta musi być złożona w terminie do20.12.2023 roku. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3) Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
4) Zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierały rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w tekście przesłanego zapytania ofertowego oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym potencjalnych Wykonawców.
6) Zamawiający zastrzega sobie prawo przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia zapytania bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.
7) Dopuszcza się 1-krotne uzupełnienie oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie określonym przez Zamawiającego w wezwaniu. Wezwanie będzie dostarczone drogą elektroniczną na e-mail Wykonawcy umieszczony w Ofercie.
Kryteria oceny ofert i wyboru wykonawcy
1) Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 punktów, przy czym 80 punktów w kryterium „Cena”, a 20 punktów w kryterium „Dojazd z wybranych dworców dalekobieżnych”. Wartość punktową podaje się w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.
2) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz ich uzupełnień i poprawiać oczywiste omyłki.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów.
4) Oferta zawierająca nieprawdziwe dane lub dane, których Wykonawca nie poprawił w czasie wyznaczonym przez Zamawiającego podlega odrzuceniu.
Sposób oceny oferty:
W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zastosuje następujące kryterium:
- a) Kryterium – Cena – max. 80 pkt.
Ocenie podlegać będzie łączna cena brutto realizacji usługi w ramach jednej oferty. Cena brutto musi być stała. W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 80. Najwyższą liczbę punktów, otrzyma oferta zawierająca najniższą łączną wartość brutto zamówienia. Pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniej punktów wyliczonych wg wzoru: Najniższa łączna cena brutto x 80 pkt = liczba punktów oferty ocenianej.
- b) Kryterium – dojazd z wybranych dworców dalekobieżnych – max. 20 pkt.
Ocenie podlegać będzie czas dojazdu jednym środkiem komunikacji publicznej wg danych zawartych na stronie www.ztm.waw.pl. W ramach niniejszego kryterium:
- a) czas dojazdu od 0 do 20 minut* – 20 pkt.
- b) czas dojazdu od 21 do 40 minut* – 10 pkt.
* Czas dojazdu liczony wg informacji minutowych dostępnych na stronie internetowej Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie dostępnego pod adresem: https://www.wtp.waw.pl/rozklady-jazdy/
Termin związania ofertą: Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. – Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Unieważnienie postępowania: Fundacja zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania poniesionych przez Oferentów.
Uwagi końcowe:
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie. Zamawiający zastrzega możliwość zmian w harmonogramie Zamówienia.
- Zamawiający Zastrzega, że rozliczenia z wykonawcą obejmować będą jedynie usługi faktycznie wykonane na rzecz Zamawiającego. Tym samym zastrzega sobie możliwość zmniejszenia zakresu świadczeń o maksymalnie 50% lub możliwość zwiększenia o maksymalnie 25%.
- W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian po podpisaniu umowy z Wykonawcą, w celu właściwej realizacji zamówienia, zastrzega się możliwość dokonania zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć m.in.:
a) okresu i harmonogramu realizacji umowy, określonego w umowie
b) zakresu (zmniejszenia lub zwiększenia).
Wykluczenia:
Z udziału w zapytaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym oraz stanowiące personel projektu. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.